Définir précisément les besoins de son événement
Avoir une vision claire de son événement : la règle des 5W
Selon le type d’événement qui sera organisé, le budget à prévoir ne sera pas le même. Il variera en fonction des besoins et des conditions imposées par la direction de l’entreprise.
Pour vous aider à définir précisément les contours de votre événement, vous pouvez faire appel à la règle des 5W.
Ce sont en fait 5 questions dont les réponses vous permettront d’avoir une idée plus précise sur ce que vous souhaitez mettre en place lors de l’événement et anticiper tous les besoins qui y sont liés.
Who : Qui ?
La première question à se poser : À qui s’adresse l’événement ?
Vous devez mettre un point d’honneur à connaître votre cible et cela pour plusieurs raisons :
- Pour organiser le bon événement, il faut le dédier aux bonnes personnes. Votre direction ou votre client peut vous demander d’organiser un type d’événement, mais il peut être inadapté en fonction du public visé. Si ceci est le cas et que l’événement n’est pas un succès vous paierez les pots cassés.
- Un événement doit être adapté à votre cible dans le style, la thématique, le rythme et il doit budgétairement être en phase avec votre cible. Vous invitez un client important devra être traité en tant que tel et si vous avez des contraintes budgétaires, elles ne devront pas vous amener à dégrader la qualité de la prestation.A l’inverse si vous avez une cible interne attention de ne pas proposer un événement trop ostentatoire qui pourrait amener les participants à dire que la société dépense sans compter.
- En ayant une idée précise de votre cible vous pourrez proposer des activités adaptées. Un élément très important car elles impliqueront le public pendant l’événement.
Why : Pourquoi ?
Dans quel but stratégique organisez-vous cet événement ? Est-ce dans le but développer la culture d’entreprise, sensibiliser des clients/prospects, pour travailler la notoriété … ?
L’organisation d’un événement s’avère être un réel défi pour celui ou celle qui l’organise, car il doit satisfaire et répondre aux exigences des décideurs/clients.
En déterminant le “pourquoi ”, cela vous permettra de ne pas perdre de vue ce qui motive votre entreprise dans l’organisation de cet événement et les objectifs pourquoi il est organisé.
Ainsi, tous vos choix que ce soit dans le type d’événement, les activités et le lieu seront pertinents.
What : Quoi ?
En fonction de votre cible et de son pourquoi : Quel type d’événement allez-vous organiser ? Un Séminaire ? Un salon professionnel ? Un lancement de produit ? Un teambuilding ?…
La réponse à la question “quoi” est nécessaire pour établir le budget car les coûts à prévoir seront très liés au type de l’événement organisé.
When : Quand ?
Quand va se dérouler l’événement ?
En déterminant la date ou la période prévue (la date peut être variable tant que vous n’avez pas réservé le lieu) vous pourrez établir un rétroplanning de toutes les tâches nécessaires à la réalisation de l’événement.
Where : Où ?
Où l’événement sera-t-il organisé ?
En fonction du type d’événement que vous avez choisi d’organiser, vous devrez trouver un lieu adapté et qui répondra au cahier des charges fourni par votre direction/client.
Au delà du cahier des charges, mettez un point d’honneur à bien choisir un lieu.
Le choix du lieu est très important car il constitue en quelque sorte “ l’âme ” de l’événement, il reste ancré dans la mémoire des participants (un domaine viticole, un lieu atypique, une galerie d’art…).
Si le lieu est bien adapté à l’événement, cela créera une vraie ambiance et apportera un peu plus de vie et d’authenticité.
Fixer un objectif pour votre événement
Quel que soit le type d’événement organisé, vous devez vous fixer un objectif et déterminer vos indicateurs et paramètres de performance. De cette manière, vous pourrez avoir une vision claire ce que vous souhaitez atteindre en termes de résultat et surtout entrer dans un processus d’amélioration continue. Si votre événement a été un succès ou un fiasco, vous devrez faire mieux au prochain.
Prenons le cas d’un événement de lancement de produit :
Il vous a été demandé d’organiser un événement pour présenter la toute dernière création de l’entreprise. Le produit est encore méconnu sur le marché, l’objectif de l’événement est donc : la visibilité. L’intérêt est de pouvoir lancer les ventes en faisant parler du produit. Lorsque vous allez organiser l’événement vous allez faire en sorte d’inviter des personnes qui vont faire connaître le produit : la presse, les distributeurs, des personnes qui seront les “ambassadeurs” de votre nouveau produit…
Les différents indicateurs et paramètres de performances liés à cet objectif seront :
- Le nombre de participants recensés
- Le nombre de journalistes, de distributeurs…
- Le nombre de personnes qui ont parlé de vous sur les réseaux sociaux #Astuce : prévoyez un # pour l’événement
- Le nombre d’articles de presse parlant de vous
- Le trafic généré sur votre site internet
- Le nombre de ventes obtenues
En fonction des résultats obtenus vous saurez si :
- vous avez atteint votre objectif
- l’événement a été réussi
Établir le Budget de l’événement
Lister les besoins de l’événement
Les 5W effectués et votre objectif fixé, vous avez désormais une vision plus claire du déroulé de votre événement. Vous allez pouvoir faire lister l’ensemble des éléments nécessaires et les chiffrer.
Frais de déplacement
Si vous organisez un événement pour votre entreprise tel qu’un séminaire ou un teambuilding, demandez-vous :
- Les frais de déplacement sont-ils à prendre en compte pour l’événement ?
- Pour combien de personnes ?
- Quel(s) moyen(s) de transport ?
Frais d’hébergement
Si vous invitez des personnes venant d’autres villes pour votre événement :
- Allez-vous prendre en charge les frais d’hébergement ?
- Si oui, pour combien de personnes réserverez-vous ?
- Quels sont les frais d’hôtels ?
- Le petit-déjeuner est-il inclus ?
- Un transport est-il à prévoir de l’hôtel à l’événement ?
Coût des repas
Les dépenses liées aux repas constituent une part importante du budget : le café, la collation de 10h, la pause déjeuner, les boissons, le café, le break de 16h, l’apéritif puis le dîner.
Ces frais sont bien entendu différents selon le type d’événements que vous organisez.
Renseignez-vous auprès du lieu de l’événement. Des solutions clés en main (traiteur, service…) peuvent être à disposition. Vous n’aurez pas besoin de chercher un traiteur ou des serveurs pour l’événement et ces derniers connaissent le lieu.
Coût de l’animation
Pendant l’événement, vous pouvez faire appels à des prestataires extérieurs pour animer le repas ou faire une coupure entre les conférences.
Dans ce cas, quelles animations voulez-vous mettre en place ? Un concert ? L’intervention d’un humoriste ? Une projection particulière ?
Frais des activités
La mise en place d’activités est intéressante pour renforcer la cohésion d’équipe, les valeurs de l’entreprise et/ou créer une expérience. Vous pouvez prévoir d’organiser différents types d’activités : une visite touristique, des dégustations des produits locaux, un atelier réalité virtuelle…
Dépenses matérielles et techniques
Ce sont toutes les dépenses liées à la location du site (salle de réunion, espace de conférence…), les frais d’aménagement du site, les frais de régie, la location d’équipement audiovisuel (projecteurs, écrans, caissons lumineux, système de son, électricité)…
Frais de personnel
Que ce soit en amont ou le jour J, il se peut que vous deviez faire appel à des organismes tiers pour vous accompagner tout au long de l’organisation de l’événement comme : une équipe de monteurs/démonteurs, des serveurs, des hôtesses d’accueil, un maître de cérémonie…
Renseignez-vous auprès de l’équipe du lieu de l’événement, elle peut avoir une équipe en place ou faire intervenir des personnes qui connaissent le lieu..
Dépenses en marketing et communication
Pour faire venir des personnes à votre événement, vous allez devoir travailler la partie marketing et communication. Il faut que vous pensiez aux actions de communication, avant, pendant et après.
- Avant : Quelle stratégie allez-vous mettre en place pour communiquer sur l’événement ?
Exemple : création d’une charte graphique, envois postaux, publications sponsorisées sur les réseaux sociaux…
- Pendant : Quels éléments de communication seront-mis à disposition lors de l’événement ?
Exemple : Kakemonos, badges nominatifs, tours de cou, goodies…
- Après : Avez-vous prévu de remercier les participants et faire un retour sur l’événement après sa réalisation ? (vidéo, reportage photos, lettre, mail,etc)
Exemple : faire une publication sur les réseaux sociaux, sonder les participants sur l’organisation de l’événement…
Marge d’imprévus
Le petit conseil à vous donner est de ne pas utiliser l’intégralité du budget. Prévoyez une marge d’imprévus pour des coûts que vous n’aviez pas pu anticiper.
Faire un budget planner
Le budget planner consiste à planifier toutes les tâches et les coûts liés à l’organisation d’un événement, d’un déplacement… Il peut être réalisé pour diverses raisons afin d’estimer et de gérer au mieux ses dépenses.
La liste des besoins de l’événement que vous aurez effectué vous sera utile pour le réaliser.
Pour faire votre budget planner, vous allez procéder par étape :
Étape 1 : Ouvrez un fichier excel ou un google sheets.
Étape 2 : Créer les lignes du budget planner
- Commencer par indiquer les grandes catégories de la liste : frais de déplacement, frais d’hébergement…
- Ajoutez les besoins pour chaque en sous-catégories : billets d’avion, les petit-déjeuners….
- Ajouter une ligne “total” à la fin de chaque grande catégorie.
Cela vous permettra d’avoir une vision des coûts pour chaque grande catégorie des besoins et de faire le cas échéant, un diagramme pour observer la part des dépenses.
Étape 3 : Ajouter des colonnes
Indiquez une colonne “quantité”, “coût” et “total”
Vous pouvez également ajouter une colonne pour le temps unitaire hors taxes si vous faites appel à des prestataires extérieures pour organiser votre événement.
Vous disposez désormais de toutes les bonnes pratiques pour réaliser le budget de votre événement. Ce n’est pas toujours évident aussi n’hésitez pas à faire appel aux lieux événementiels qui, comme c’est le cas du Loft 4-40, proposent une agence intégrée. Ils seront capables de vous accompagner pour planifier votre événement avec une bonne maîtrise de son budget.