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10 septembre 2020 Cécile BLACHE

Quel format adopter pour mon événement d’entreprise ?

Dans le jargon de l’événementiel, il est parfois compliqué de bien différencier et de savoir à quoi correspond chaque événement d’entreprise. Il est pourtant essentiel de bien identifier chaque format afin de pouvoir répondre au plus près aux enjeux qui entourent l’événement à organiser. 

Voici un guide pratique regroupant les trois grandes catégories d’événements professionnels.

Les événements pour développer le capital humain

  • Les séminaires : pour apporter de l’information à vos collaborateurs
  • Les team buildings : pour renforcer les liens et construire une équipe soudée
  • Les workshops : pour échanger de manière collaborative

Les événements pour renforcer la culture d’entreprise

  • Les afterworks : pour casser la routine métro-boulot-dodo
  • Les soirées d’entreprise : pour unir et motiver vos collaborateurs
  • Les événements de recrutement : pour trouver les talents qui vous correspondent

Les événements pour développer l’activité et l’attractivité de l’entreprise

  • Les événements de lancement de produit : pour informer et créer une attraction médiatique
  • Les événements de fidélisation : pour rassembler vos clients autour de votre marque
  • Les salons professionnels : pour favoriser et développer les échanges entre professionnels d’un même secteur
Photo d'un atelier de créativité qui s'est déroulé au Loft 4-40

Les événements pour développer le capital humain

Organiser un événement d’entreprise n’est pas une mince affaire et répond à différents enjeux stratégiques de la société. 

Qu’il soit interne ou externe, le format de l’événement varie en fonction des enjeux auxquels il répond. Certains ont pour objectif de générer des opportunités d’affaires, d’autres au contraire vont être utiles pour la communication interne ou encore pour motiver et créer une cohésion entre les collaborateurs. 

Nous allons commencer par parler de ces derniers types d’événements car ils sont organisés par toutes les entreprises, peu importe la taille ou le secteur d’activité.

Les séminaires : pour apporter de l’information à vos collaborateurs

Ah, le fameux séminaire ! Celui-là tout le monde le connaît ! Peut-être avez-vous même déjà participé ou organisé un séminaire ! 

C’est l’événement phare des entreprises mais on a tendance à considérer tous les événements comme des séminaires. C’est le mot “fourre-tout” des événements d’entreprise.Et pour cause, il en existe plusieurs types : les séminaires de travail, les séminaires de motivation, les séminaires de direction, les séminaires de commerciaux, les séminaires clients…. 

Mais attention le but premier d’un séminaire quelqu’il soit, c’est de fédérer et d’apporter de l’information à vos collaborateurs, distributeurs, clients autour d’une thématique commune, d’un projet commun. 

Il peut aussi bien s’organiser sur une journée ou plusieurs jours, dans vos locaux ou à l’extérieur. Même si, il est en général plus efficace, de faire sortir les équipes de leur cadre de travail pour une plus grande implication et une plus grande motivation.Les hors les murs sont des formats en général plus appréciés car ils participent à briser la routine et susciter l’intérêt pour des lieux inconnus. Ils peuvent aussi participer à créer une “reconnaissance” de la part des collaborateurs ou des clients.

En résumé, organiser un séminaire est essentiel pour l’entreprise car il aura un impact sur l’efficacité de vos équipes et donc sur la productivité de l’entreprise dans son ensemble.

Les team buildings : pour renforcer les liens et construire une équipe soudée

Aujourd’hui, les activités dites de team building d’entreprise font parties des incontournables lorsque l’on parle de cohésion et d’unité des équipes.

Vous allez me dire qu’un séminaire est un événement team building en lui-même et donc pourquoi séparer le team building du séminaire ? Et bien tout simplement parce que nous parlons ici, des activités de cohésion qui permettent de créer ou de renforcer les liens existants et ainsi, faire en sorte que les participants se découvrent sous un nouveau jour et renforcent ensemble une unité et un esprit d’équipe.

En fonction du temps que vous souhaitez accorder à l’activité, vous pouvez aussi bien regrouper vos équipes autour du sport, du théâtre, d’escape games et autres jeux de piste, activités artistiques,etc…. ! 

Les idées originales ne manquent pas ! 

Tout dépend de vos besoins et de ce que vous souhaitez faire ressortir du team building. Par exemple, vous n’allez pas proposer la même activité à votre équipe commerciale qui a besoin de challenge et de compétition, qu’à votre équipe de développeurs qui sera plus stimulée par des activités de stratégie.

Consacrer un temps à une activité de cohésion pendant un séminaire ou une journée d’étude et un plus qu’il ne faut pas négliger. Car vous permettez à vos collaborateurs de partager un moment de convivialité, les sortants des codes relationnels qu’ils ont l’habitude d’entretenir au quotidien.

Les workshops : pour échanger de manière collaborative

Littéralement parlant le workshop est un atelier collaboratif ayant une thématique particulière. La différence avec une réunion ? Tout le monde participe activement, fait vivre le workshop et contribuent d’une manière impliquée pour être à la hauteur en produisant un” livrable” de qualité ! 

Créer un événement de ce type demande d’avoir bien réfléchi au thème. Il faut qu’il soit attractif car il est le moteur afin de capter l’attention de vos participants. Il doit aussi être en lien avec votre savoir faire, votre expertise ou votre culture d’entreprise. 

Ensuite, il faut avoir établi les objectifs du workshop. Est-ce que mon workshop doit permettre de brainstormer afin de trouver une idée ? De partager un savoir sur la thématique définie ? Ou encore de développer les compétences de vos équipes ?… 

Ce ne sont que des exemples, la variété des workshops est infinie. C’est un modèle qui se développe de plus en plus car, l’implication que demande ce type d’atelier permet de booster les compétences de chacun grâce à une émulation qui reste dans les mémoires des participants.

L’apport d’un animateur, un facilitateur est souvent très utile, il alimente le workshop, il stimule les participants, il tient le planning et garantit de tenir les objectifs.

Photo d'une soirée d'entreprise qui s'est déroulée au Loft 4-40

Les événements pour renforcer la culture d’entreprise

Selon une étude 77% des personnes se renseignent d’abord sur la culture d’une entreprise avant d’y postuler.

Poussée par les entreprises telles que Google, Facebook, Apple,…mais aussi par “l’esprit startup”, vous conviendrez qu’aujourd’hui il est primordial d’avoir une bonne image auprès des salariés (actuels et futurs) afin de trouver les meilleurs talents. 

Mais attention, on attire pas les mouches avec du vinaigre ! Un joli site internet ne suffit plus, loin de là ! Une entreprise se doit de développer une culture d’entreprise forte et de proposer de nombreux avantages afin d’en tirer les bénéfices. Pour réussir cet exercice, les événements d’entreprise sont capitaux.

Les afterworks : pour casser la routine métro-boulot-dodo

Encore un anglicisme ! Et pour cause, l’afterwork nous vient directement du modèle anglo-saxon. Le principe est simple, se retrouver après le travail avec ses collègues dans un cadre moins formel que le bureau. 

C’est un événement qui est de plus en plus plébiscité par les employés mais aussi critiqué car, beaucoup sont frileux à rendre un peu plus fine la limite entre vie privée et vie professionnelle.

L’afterwork consiste à partager un verre avec ses collègues afin de décompresser de la journée de travail et ainsi, apprendre à se connaître différemment. Le jour de prédilection de ce type d’événement est le jeudi, ce qui donne un avant goût du weekend. 

De nombreux établissements comme des lieux publics ( bars thématiques, restaurants de musées,etc..) ou certains lieux événementiels se sont adaptés à ces rencontres. Ils proposent de privatiser des espaces pour permettre une plus grande interaction entre les membres d’une même entreprise.

L’afterwork est très utile pour renforcer son réseau et ainsi enrichir son carnet d’adresse, mais aussi pour fédérer les équipes ou encore intégrer les nouvelles recrues. 

Les soirées d’entreprise : pour unir et motiver vos collaborateurs

Organiser des soirées d’entreprise demande beaucoup d’énergie car il faut réussir à contenter les participants tout en ne perdant pas de vu l’objectif de la soirée.

Le terme soirée d’entreprise est générique, il permet de répondre à plusieurs thématiques comme les soirées de lancement de produit ou service, les soirées incentives, les anniversaires d’entreprise,… 

Ce sont aussi des événements qui dépendent souvent de la saisonnalité, on retrouve ici les soirées de noël, les soirées de cérémonies des voeux, anniversaire de l’entreprise etc…. 

L’objectif est de rassembler les collaborateurs autour d’un événement corporate commun. 

Les enjeux de communication interne sont donc forts. Au delà de fédérer les équipes entre elles, il faut réussir à transmettre à chacun un sentiment d’appartenance, à partager réellement une activité, un moment commun et contribuer à “écrire” un moment de la vie de l’entreprise. Les sagas s’écrivent aussi dans ces moments là! 

Les événements de recrutement : pour trouver les talents qui vous correspondent

Vous devez vous demander pourquoi j’ai lié les événements de recrutement aux enjeux de culture d’entreprise, alors que par essence ce sont des événements tournés vers l’extérieur et donc, qui relèvent de la communication externe. 

Et bien, pas tout à fait ! Disons que ce sont des événements à mi-chemin avec des enjeux tournés à la fois sur l’externe et l’interne. En effet, faire ressortir votre culture d’entreprise est essentiel, c’est cet élément qui fera de votre événement de recrutement un succès. Plus les candidats auront l’impression d’être dans un événement interne, plus ils pourront se projeter au sein de votre entreprise.

Lorsque l’on recrute certes, on recherche les meilleurs candidats possible en terme de connaissance du marché et d’expérience. Mais il faut aussi qu’ils matchent avec leurs futurs collègues et les valeurs que vous souhaitez véhiculer. 

N’oublions pas que ce sont des événements qui demandent du temps à organiser, avec un cahier des charges complet, car l’image de l’entreprise est en jeu. Alors il ne faut pas louper le coche et réussir à faire ressortir le meilleur en un clin d’oeil !

Photo d'un salon professionnel qui s'est déroulé au Loft 4-40
photo : Y. Ourabah

Les événements pour développer l’activité et l’attractivité de l’entreprise

Ici, nous allons parler des événements qui ont pour objectif de développer la communication externe et aussi de développer le fameux ROI ! Car oui, les événements d’entreprises permettent aussi de créer des leads et d’apporter de nouveaux business. 

L’événementiel est un levier puissant d’acquisition, de fidélisation ou de communication avec vos partenaires, clients, prospects ou encore concurrents. Il permet d’avoir un contact direct avec des interactions marquantes.

Les événements de lancement de produit : pour informer et créer une attraction médiatique

C’est un des événements de communication externe par excellence ! 

L’objectif est d’annoncer une bonne nouvelle, de concrétiser des mois voire des années de dur labeur, le tout en avant première. Il ne faut pas louper cet événement qui pour certaines entreprises est LE rendez-vous que ce soit pour les clients, les partenaires, les prescripteurs, les influenceurs et la presse. Il peut être cadencé par différents discours et/ou présentations de produits ou services, le tout dans une ambiance créative, privilégiée et éventuellement prestigieuse.

Il faut absolument que les invités aient envie de parler de cet événement et surtout de dire qu’ils y étaient ! Défi compliqué à relever car ce type de public est très exigeant. Mais pas de panique rien n’est impossible ! Il est souvent passionnant d’organiser ce type d’événement car, les budgets sont élevés et vous pouvez réaliser les projets les plus ambitieux !

N’hésitez pas, lorsque vous organisez un événement de lancement de produit à faire appel à des spécialistes (agences conseil en événements d’entreprises, agences intégrées aux lieux, …) car les enjeux d’image de marque sont forts ! En travaillant avec une équipe spécialisée vous aurez un événement clé en main, vous vous concentrez sur la promotion de votre nouveau produit et pas sur la logistique de l’événement en tant que tel.

Les événements de fidélisation : pour rassembler vos clients autour de votre marque

Il ne faut pas oublier que la fidélisation est un des leviers de croissance d’une entreprise. Pour preuve, conserver un client coûte 5 à 10 fois moins cher que d’en acquérir un nouveau ! L’événementiel est une des clés à ne pas mettre de côté pour rester dans cette dynamique. Quoi de mieux qu’organiser un événement pour mettre en avant vos clients existants et ainsi leur montrer leur importance. 

Plusieurs formats sont possibles et tout dépend de votre objectif : souhaitez-vous les remercier, leur transmettre de l’information, travailler le contact commercial,renforcer la fidélisation, en faire de véritables prescripteurs…… ?

Dans tous les cas, permettez à vos clients de se sentir privilégiés et importants à vos yeux. Pour ce faire, misez sur sur des lieux inattendus et personnalisez votre approche. De l’envoi de l’invitation, en passant par le programme ou encore les prises de paroles testimoniales qui vont mettre en valeur vos clients, donnez leur l’impression que l’événement n’aurait pas pu être organisé sans eux!

Vous n’en retirerez que du positif, que ce soit sur le temps que vous allez faire gagner à vos commerciaux ou à votre chiffre d’affaires, les événements de fidélisation sont des leviers puissants pour arriver à vos fins.

Les salons professionnels : pour favoriser et développer les échanges entre professionnels d’un même secteur

Les salons professionnels sont des événements thématiques regroupant les acteurs d’un même secteur d’activité ou d’un même type de prestations. Ils font parti des événements incontournables, où il est souvent bon d’être vu et où les opportunités business sont importantes.

Avoir un stand sur le salon phare de votre profession demande beaucoup d’investissement en temps et en argent. Mais cela permet de rencontrer directement des prospects et ainsi de générer des leads qualifiés rapidement, de développer et fidéliser vos clients existants et de se confronter à la concurrence en les rencontrant directement.

Depuis quelques années le salon fait débat. D’aucun diront qu’il n’est plus utile de participer à des salons, car les outils de marketing digital sont plus performants dans la génération de leads et d’autres diront que rien ne remplace le contact humain.

Il ne faut jamais oublier que pour lever de nouvelles opportunités, il est essentiel d’activer les différents canaux de prospections et de fidélisation, il n’y a donc pas de bonnes ou de mauvaises réponses ! Le salon professionnel reste un canal différenciant et apporteur de business.

Voilà, vous savez tout sur les différents formats d’événements d’entreprise ! Alors maintenant plus d’excuse, vous avez toutes les clés pour organiser l’événement qui répondra le plus à vos besoins et enjeux.

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