• Lieux événementiels créatifs à Lyon - Séminaires Showroom Art
  • info@loft4-40.fr
  • 09 52 20 56 87
15 octobre 2020 Lionel Mathieu
workshop au Loft 4-40 avec des dégustations de spiritueux pour les CHR

Comment organiser un workshop efficace et original?

Au premier abord, le workshop (de son nom anglais) ne parle pas à tout le monde, même si les entreprises en organisent de plus en plus. 

Ce guide pratique vous donne toutes les best practices pour organiser un workshop efficace. 

I. Un workshop : qu’est-ce que c’est ?

A. Définition d’un workshop

Un workshop est littéralement un atelier collaboratif ayant pour objectif d’échanger sur une thématique précise. À la différence d’une réunion, tous les participants d’un workshop interagissent pour construire une réflexion, trouver une idée, partager un savoir particulier ou débattre sur la problématique définie. 

Le workshop est souvent organisé par les entreprises pour les salariés ou pour les différentes business unit qui la constituent. Ce concept d’atelier de travail est de plus en plus utilisé dans d’autres domaines pour partager un savoir-faire particulier à travers des mises en situation (domaine artistique, les établissements scolaires…).  

B. Combien de temps dure un workshop ?

Le temps d’un atelier dépend de la thématique traitée, de l’objectif fixé et du type personne que vous avez ciblé. 

Il y a trois formats possibles pour un atelier collaboratif : 

  • Format court : 1h00 – Un atelier n’est pas nécessairement long. Si le workshop est un simple tour de table pour débattre sur une problématique, cela peut se faire en 1 heure voire 1 heure 30 tout au plus.
  • Format moyen : 3h00 à 3h30  – Ce format convient aux ateliers qui ont pour but de partager un savoir-faire.

Exemple : L’entreprise décide d’organiser un workshop avec tous les commerciaux pour partager et échanger sur toutes les techniques permettant favoriser le taux de conversion.

  • Format long : 6h00 à 7h00 ou une demi-journée – Les formats longs conviennent aux ateliers qui nécessitent des déplacements. 

Exemple : Le bureau de convention de Lyon a pour mission de promouvoir la région Rhône-Alpes au niveau national et international. Il peut faire des actions de type salon et workshop. 

Dans le cas d’un workshop, le bureau de convention peut proposer à ses adhérents (traiteurs, hôtels, lieux événementiels…) de participer à une action de promotion de la région sur Paris. 

Cela nécessitera donc le déplacement d’un représentant de la région et des adhérents sur la capitale le temps d’une journée. 

Le bureau réservera un lieu pour organiser son workshop et invitera tous les acteurs parisiens de la communication événementiel. 

Différents ateliers seront organisés pour que tous les adhérents de la région Rhône-Alpes expliquent et échangent avec les participants sur les bénéfices de faire un séminaire ou une journée d’études sur Lyon et ses alentours. 

Chacun des adhérents aura un espace qui lui sera dédié et pourra également promouvoir son activité. 

Les participants pourront circuler librement sur tous les ateliers présents et participer comme ils le souhaitent.

II. Organiser son workshop : les étapes clés

A. Avoir une vision claire de son workshop : la règle des 5W

Il y a un double bénéfice à utiliser les 5W : 

1- Vous pourrez prévoir un budget adapté en identifiant tous les besoins de l’événement en vous aidant de notre guide pratique : Comment prévoir le budget de votre événement?

2-  Avoir une ligne directrice pour organiser votre workshop 

1. Who : Qui ?

À qui s’adresse l’événement ? 

À chaque événement, il y a une cible. Vous devez mettre un point d’honneur à travailler le ciblage pour identifier les enjeux et comprendre les besoins des personnes visées. 

En partant de ces constatations, vous identifierez des thématiques qui intéressent les participants.  

2. Why : Pourquoi ?

  • Quel est le but de ce workshop ?
  • Cet atelier doit-il permettre de brainstormer afin de trouver de nouvelles idées ? 
  • Est-il réalisé pour partager un savoir sur la thématique définie ? 
  • Ou encore pour développer les compétences des équipes de l’entreprise ?

En identifiant clairement le “pourquoi” vous ne perdrez pas de vue ce qui motive votre entreprise ou votre client dans la réalisation de cet atelier.

Cela vous permettra d’orienter vos choix pour les différentes activités prévues.

3. What : Quoi ?

Une fois votre ciblage travaillé et le “pourquoi” de votre événement identifié, demandez-vous si le workshop est le bon événement à organiser avant de vous intéresser à la thématique. 

Typiquement, votre direction/client vous demande d’organiser atelier collaboratif car une personne de son entourage lui en a vanté les mérites. Mais, il peut faire fausse route car le pourquoi de cet atelier et la cible peuvent ne pas être adaptés. Si cela est le cas, vous devez être force de proposition et choisir le bon type d’événement. 

Si la réalisation d’un workshop s’avère être l’événement adapté, quelle thématique allez-vous aborder ? 

Vous devez garder à l’esprit les besoins et les enjeux de votre cible. Si vous aviez identifié des thématiques dans la partie “qui”, faites émerger des sujets. 

4. When : Quand ?

Quand avez-vous vu prévu d’organiser le workshop ? 

Vous devez identifier la période qui conviendrait le mieux en fonction du secteur d’activité, du segment ou de l’événement interne et/ou de l’entreprise (exemple : selon les business unit). 

Le choix de la période peut-être arbitraire car votre direction/client peut vous demander un événement à moment précis. 

5. Where : Où ? 

Le choix du lieu est toujours décisif. 

Quel que soit le type d’événement que vous organisez, le choix du lieu est un élément décisif. Le lieu est important car il constitue l’âme de l’événement et les participants retiennent avant tout le lieu. 

Pour votre workshop, vous devez trouver un cadre original. 

Si vous choisissez un lieu un peu trop formel, vos invités auront plus le sentiment de faire une réunion plutôt que de participer à un workshop. 

Vous devez créer une ambiance avec le lieu pour que les participants se sentent à leur aise et ainsi, favoriser l’échange.

B. Définir l’objectif de son workshop

Un événement a toujours un objectif et des indicateurs de performances (KPI).

La définition d’un objectif permet de savoir ce que vous souhaitez atteindre en termes de résultat. Les KPI eux, vous serviront à mesurer les performances de votre atelier collaboratif. En fonction des résultats obtenus, vous saurez si vous avez atteint votre objectif ou non. 

Le but est de faire mieux que l’événement précédent. 

Exemple de KPI : 

  • Le taux de réponse aux invitations 
  • Le nombre de participants à votre workshop 
  • Le taux de no-show
  • Le taux de satisfaction 

C. Préparer l’animation de son workshop

Une fois les 5W travaillés et votre objectif fixé, vous allez préparer l’animation de votre workshop. 

Pour animer efficacement votre atelier, vous allez devoir vous poser un ensemble de questions :  

  • Combien de temps durera le workshop ? 
  • À quelle heure commence l’événement ?
  • Comment allez-vous le présenter ? 
  • Avez-vous besoin d’un support de présentation ? 
  • Des personnes vont-elles intervenir pour l’animer ? 
  • Comment allez-vous faire participer les invités ? 
  • Quelles activités prévoir pour faire émerger des idées ? 

N’oubliez pas qu’un atelier collaboratif n’est pas une réunion. Vous devez proposer des activités qui créer l’émulation et impliquent vos participants.

III.  Impliquer son audience

A. L’avant événement : faire connaître son workshop

Quel que soit le type d’événement organisé, il faut communiquer pour assurer la venue de personnes. 

Votre communication doit intéresser le public visé pour qu’il assiste à votre atelier. 

Lorsque vous réaliserez vos supports de communication ne perdez pas de vue les besoins et enjeux de votre cible et le pourquoi de votre workshop. 

Différents canaux digitaux peuvent être utilisés : 

  • Les campagnes d’e-mailing : elles peuvent être internes si l’événement s’adresse aux employés  ou externes s’il est ouvert au public. Pour les campagnes externes vous pouvez faire appel à votre base de données et utiliser la newsletter. 
  • Les réseaux sociaux : Twitter, LinkedIn sont les deux réseaux sociaux utilisés par les professionnels. Vous pouvez utiliser vos profils personnels qui ont plus de viralité que les pages corporate. 

Prévoyez un # pour votre événement afin d’impliquer votre audience avec le workshop avant, pendant et après l’événement.

B. Durant le workshop

Pendant votre atelier collaboratif, profitez de l’occasion pour communiquer sur les réseaux sociaux et faire connaître l’entreprise sur la toile. 

Vous pouvez également profiter de la thématique de votre workshop pour animer la communauté sur les pages corporate et/ou inciter vos abonnés Twitter ou relations LinkedIn à échanger voire débattre avec vous. 

Les participants ont tendance à relayer des photos des événements auxquels ils participent. Utilisez l’hashtag prévu pour relayer leur contenu et interagir avec eux.

Par ailleurs, si votre entreprise dispose d’un compte Instagram, utilisez-le pour partager des photos de l’événement, notamment si le lieu est atypique. Ce réseau social donne un côté moins formel que LinkedIn ou Twitter et met un peu plus en avant la culture d’entreprise.

C. Le post-workshop

1. Faire le débriefing 

Qu’est-ce qu’on retient du workshop ? 

Faire un bilan de l’événement une fois qu’il est terminé, pour faire un point sur ce qui a été dit. 

2. Envoyer un rapport de synthèse de l’atelier

Faire une synthèse de ce qui a été dit lors du workshop. 

Cela permet également d’avoir une trace écrite de cet événement et rappeler aux participants ce qui s’est dit au cours de l’atelier.

3. Sonder les participants

Recueillir le retour des participants pour identifier les points d’amélioration de l’événement. 

Au prochain événement organisé, cela vous permettra d’éviter de reproduire les erreurs et d’améliorer. 

Vous disposez désormais de toutes les bonnes pratiques pour organiser un workshop. 

L’organisation d’un événement n’est pas toujours évidente, n’hésitez pas à faire appel aux lieux événementiels qui, comme c’est le cas du Loft 4-40, peuvent vous conseiller sur l’organisation d’un bon workshop tout en maîtrisant votre budget.

, ,
Contact

Partageons. Échangeons.

Quelque soit votre projet d’évènement, son avancement ou son contenu,
venez en parler et découvrir nos espaces, nous sommes à votre écoute.

Intéressé par une passerelle Art x Entreprise?

Vous souhaitez faire entrer l’art dans votre entreprise? Mettre vos collaborateurs dans une posture créative? Créer un moment d’échange avec un artiste? Venez nous en parler, nous avons milles idées à vous proposer.

Besoin d'aide pour organiser votre événement?

Vous avez un séminaire à organiser? Un comité de direction, une soirée client ou un lancement produit à fort enjeu? Contactez-nous, nous serons ravis de vous accompagner pour monter votre brief et définir vos besoins.

Vous avez un projet artistique?

Nos espaces sont des lieux de vie, des lieux de rencontres entre les artistes et les entreprises. Vous avez un projet d’exposition? Vous êtes artiste et souhaitez monter une passerelle ou un format créatif à destination de l’entreprise? Rencontrons-nous pour en discuter!

+33 (0)9 52 20 56 87

Le Loft 4.40, Lieu Événementiel Créatif, 4 rue de la Quarantaine 69005 Lyon
L’Espace Pleney, Lieu d’Art et de vie, 5 rue Pleney 69001 Lyon

Contact