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18 septembre 2020 Lionel Mathieu
lancement de produit vype animation sur scéne

Le lieu de son événement : élément capital du succès

Organiser un événement d’entreprise demande du temps et une rigueur importante afin que tout se déroule dans les meilleures conditions possibles et ainsi éviter les mauvaises surprises. Le choix du lieu événementiel est d’une importance capitale car il définit l’âme et la dynamique que vous souhaitez insuffler. 

Voici les trucs et astuces afin d’être sûr de son choix et trouver LE lieu qui correspond à vos besoins.

Définir et cerner les besoins

  • La règle des 5 W
  • Le budget élément clé dans le choix du lieu
  • Les critères secondaires
  • L’importance de la typologie d’événement

Quel lieu choisir pour les événements internes

  • Les événements internes de moins de 50 personnes
  • Les événements internes entre 50 et 200 personnes
  • Les événements internes de plus de 200 personnes

Quel lieu choisir pour les événements externes

  • Les événements externes de moins de 50 personnes
  • Les événements externes entre 50 et 200 personnes
  • Les événements externes de plus de 200 personnes

Définir et cerner les besoins

Avant même de penser au lieu, au traiteur et autres prestataires à solliciter afin d’organiser votre événement, il est impératif de bien comprendre les enjeux liés à celui-ci afin de répondre au plus près aux attentes de l’entreprise. 

Il faut alors prendre un peu de recul et se poser les bonnes questions.

La règle des 5 W

La première étape pour prendre un peu de hauteur consiste à établir un cahier des charges précis, grâce à la règle des 5W, qui vous permettra de balayer les contours de votre événement professionnel. 

Cette règle dresse une liste de questions pratiques à se poser afin d’être certain de ne rien oublier d’essentiel tout en mettant en lumière les enjeux de l’événement que vous souhaitez organiser.

Voici la liste des fameuses questions de cette méthode :

  • Who : qui ? Question basique et qui logiquement coule de source mais comme pour toutes les actions effectuées dans une entreprise, il ne faut jamais oublier qui est sa cible et à qui l’on s’adresse. C’est le b.a-ba !
  • Why : pourquoi ? Il s’agit d’une question qui relève plus de la stratégie mise en oeuvre dans votre entreprise sur les attentes de l’événement.
  • What : quoi ? Cet élément est en relation direct avec les coûts à prévoir et donc déterminante dans le choix du lieu.
  • When : quand ? Il faut déterminer en amont la date car en fonction de celle-ci le type d’événement peut varier.
  • Where : où ? Question déterminante dans le choix du lieu bien entendu et qui dépend aussi du type d’événement souhaité.

Le budget élément clé dans le choix du lieu

Une fois que vous avez répondu de manière précise et détaillée à toutes les questions de la règles des 5W, il est temps de s’attaquer à un sujet sensible et central : le budget (vous pouvez aussi consulter notre article détaillé : Quel budget prévoir pour son événement d’entreprise ?)

C’est souvent le nerf de la guerre et en fonction des besoins et enjeux qui relèvent de votre événement, le quotient multiplicateur peut très vite augmenter ! 

Le type de lieu est en grande partie conditionné par le budget que vous allez allouer à votre événement. Vous pouvez très bien avoir un coup de coeur pour un lieu mais devoir en choisir un autre car il est “hors budget”. Dans ce cas là, plus aucun autre critère de décision rentre en ligne de compte car, souvent le budget est une des lignes de votre cahier des charges qui est incompressible.  

Il y a toujours des petites astuces pour faire des économies sur les autres postes de dépenses (traiteurs, animations,…) et ainsi faire en sorte que votre événement se déroule dans le lieu “coup de cœur”. Mais l’idéal est tout de même d’avoir en amont une vision claire du marché afin de ne pas perdre votre temps et directement demander les devis aux lieux correspondant à votre budget.

Les critères secondaires

Un troisième aspect demande à (encore) s’interroger dans le choix du lieu pour votre événement : les critères secondaires.

Ils relèvent plus du côté pratique et fonctionnel que vous devez apporter afin que vos invités puissent retrouver toutes les commodités nécessaires.

Pensez alors aux conditions d’accès : le lieu est-il facilement accessible en transport, en voiture, est-il proche d’une gare, de l’aéroport ?

Avez-vous besoin de logement sur place ? Si oui, dans quel rayon doivent-ils se trouver ?

En terme logistique, le lieu vous permet-il de faire venir tous les éléments dont vous avez besoin. Je pense, par exemple, à une soirée de lancement de produit pour un constructeur automobile, le lieu vous permet-il de faire rentrer les voitures à exposer ?

Dernier point, faites attention à la disponibilité, plus un lieu est connu, plus il faut s’y prendre à l’avance (de 3 mois à 1 an pour les lieux les plus prisés).

L’importance de la typologie d’événement

On ne peut pas parler enjeux et besoins de votre événement sans aborder la partie typologie d’événement (voir aussi notre article Événements d’entreprise : les différents formats) surtout lorsqu’il s’agit de déterminer dans quel type de lieu il va se dérouler.

En effet, on ne peut pas pousser les murs et même si vous avez un coup de coeur pour un lieu, si celui-ci ne peut accueillir que 10 personnes et que vous devez organiser un séminaire d’entreprise pour 100 personnes et bien cela risque d’être compliqué ! 

Tout comme, vos choix ne se porteront pas sur les mêmes lieux événementiels si vous devez organiser un événement interne ou externe à l’entreprise. En fonction, vous pouvez plus facilement porter votre choix sur des lieux atypiques pour plus d’originalité ou au contraire sur des lieux plus formels tels que des hôtels séminaire.

Trouver le lieu idéal relève donc d’avoir bien en tête les besoins pour votre événement afin de répondre au plus près à votre cahier des charges, votre budget et aux enjeux qui entoure votre événement.

Quel lieu choisir pour les événements internes

Les événements internes permettent de transmettre les envies, les besoins, les enjeux qui animent l’entreprise mais aussi de valoriser sa culture. Ils ont une très grande valeur, ils mettent en avant aussi bien les salariés que l’image que l’entreprise véhicule. Le choix du lieu est alors déterminant car il accompagne la dynamique et l’âme que vous souhaitez insuffler lors de votre événement.

Les événements internes de moins de 50 personnes

Les événements internes en petit comité sont souvent bien vu par les équipes. Ils ont pour vocations de souder et renforcer la confiance que peuvent avoir les salariés envers leurs managers et en leur entreprise en règle général. 

Si le but de votre événement et de resserrer les liens et de permettre à vos équipes de mieux se connaitre, organiser un afterwork dans un bar ou un dîner dans un restaurant est une bonne alternative. Les team buildings sont aussi de très bons événements, de nombreux acteurs se sont spécialisés et il est tout à fait possible d’organiser un escape game, un atelier cuisine ou encore une chasse au trésor. Il faut simplement faire en sorte que les activités plaisent à tous pour que les gens aient envie d’y participer.

S’il s’agit d’événements plus formels, comme les séminaires ou les formations, la location d’une salle dite sèche est tout à fait possible afin de vous laisser plus de flexibilité dans votre personnalisation. Toutefois, cela vous demandera plus d’implication en terme de temps et de contraintes organisationnelles. 

Les événements internes entre 50 et 200 personnes

Lorsque vous organisez des événements d’entreprise jusqu’à 200 personnes, cela commence à demander une plus grande logistique. Plusieurs solutions sont aussi possibles, voici quelques exemples.

Si vous êtes dans une dynamique de cohésion tout en valorisant la communication, les théâtres et cinémas permettent de regrouper un grand nombre de personnes tout en leur permettant d’interagir. Un lieu atypique comme un château peut aussi permettre à vos équipes de prendre le grand air dans un cadre privilégié.

Si vous avez besoin que l’événement soit plus formel, les hôtels séminaires sont de bons compromis car ils ont une grande expérience de ce type de prestation.

Les événements internes de plus de 200 personnes

À partir de 200 participants votre jauge commence à être importante surtout qu’en fonction de la taille de votre entreprise, le chiffre peut facilement augmenter pour atteindre plusieurs milliers.

Les choix en terme de lieu sont plus limités, il faut vous centrer sur des lieux à forte capacité d’accueil, vous avez les grands classiques :  les centres de congrès. Spécialistes dans leur domaine, ils maîtrisent parfaitement l’organisation de grands événements. Mais si vous cherchez un peu d’originalité, d’autres alternatives ont vu le jour depuis quelques années comme les Stade ou circuits automobiles.

Quel lieu choisir pour les événements externes

Les événements externes sont souvent des événements à forts enjeux en terme d’image et de notoriété pour les entreprises. La communication est aujourd’hui instantanée et il est essentiel que les invités soient satisfaits afin d’éviter les “bad buzz”.

Le lieu est le point d’entrée pour que votre événement reste gravé dans les mémoires de chacun.

Les événements externes de moins de 50 personnes

Les événements externes avec peu d’invités peuvent être multiples et concernent aussi bien vos clients, vos partenaires, vos prestataires,…

Les lieux exclusifs qui proposent de faire vivre des moments uniques en toute intimité sont de plus en plus nombreux. Les péniches par exemple pour un séminaire à Paris, les musées ou encore les cabarets permettent à vos invités de vivre un moment hors du temps et qui restera pour longtemps gravé dans leur mémoire.

Les événements externes entre 50 et 200 personnes

Avec un nombre entre 50 et 200 personnes, les invités ne se connaissent pas réellement entre eux. Il faut réussir à trouver un lieu assez grand, original mais aussi convivial afin de faire passer les messages que vous souhaitez tout en donnant la meilleure image possible. Des lieux tels que Le Loft 4.40, avec une agence intégrée et un lieu exclusif, ont pour habitude de recevoir des événements à forte valeur ajoutée ou les enjeux et retombées pour l’entreprise sont décisifs.

Les événements externes de plus de 200 personnes

Tout comme pour les événements internes, le type de lieux qui peuvent accueillir un grand nombre de personnes sont plus limités. Il faut penser à s’y prendre à l’avance, si un des ces lieux vous plaît tout particulièrement car ils sont plus rares. 

Si vous devez organiser des salons ou des conventions par exemple, les centres de congrès et autres parc des expositions ont l’habitude d’accueillir ce type de grosses manifestations et vous appuient aussi dans l’organisation pour vous mettre en relation avec des prestataires compétents.

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