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25 septembre 2020 Lionel Mathieu

Comment organiser un événement client efficace et réussi?

Réussir un événement client, est un acte de communication qui va conforter, à coup sûr votre business (développement, fidélisation, etc). Au cœur de ce type de problématique, vous pouvez consulter : Événements d’entreprises : les différents formats qui vous donnera une somme d’astuces pour organiser votre prochain événement. Pour l’heure, ce mini guide vous donne toutes les clefs pour être certain de réussir votre projet et atteindre vos objectifs vis à vis de vos clients, prospects ou autres cibles.

Les clefs de l’événement client réussi, passeport vers un investissement rentable pour votre activité.

Votre volonté d’organiser un événement doit reposer sur une méthodologie rigoureuse. En effet, un événement client demande d’avoir une représentation très précise de ce que l’on souhaite proposer à ses clients. Plus précis sera votre cahier des charges, plus vos chances d’atteindre vos objectifs sera grand. Pour chaque événement il vous faut donc être exigeant dans la conception et la mise en œuvre de votre projet. Prenons quelques cas concrets où l’expérience clients sera très différente selon l’objectif à atteindre :

  • Evénement client 1 : un événement pour rapprocher les équipes commerciales des clients et renforcer les liens entre les deux communautés
  • Evénement client 2 : un événement pour présenter une nouvelle gamme de produits innovants (voir notre rubrique : Comment organiser un événement lancement de produit ?) et enregistrer des informations permettant de préqualifier un besoin chez vos clients

Pour chacun de ces exemples voyons les clefs ou astuces qui vont vous conduire à réussir votre projet événementiel.

1ère clef : rendez votre événement client rare, unique, spécifique et inimitable.

A quoi cela servirait-il de proposer à ses clients de vivre une expérience à travers un événement que n’importe quel acteur de votre secteur professionnel pourrait organiser? Certainement pas à atteindre vos objectifs puisque invité par vos confrères et concurrents votre client ne percevra peu ou pas vos différences, spécificités et avantages que vous pourrez lui apporter. 

Sachez donc débanaliser votre événement, le rendre unique dans toutes ses composantes pour que votre client confirme que vous êtes le meilleur partenaire pour développer son activité. En trois mots il faut : marquer les esprits !

Reprenons nos exemples :

Événement client 1

1. L’événement client 1 auquel vous avez initialement pensé :

Vous souhaitez donc rapprochez vos commerciaux de leurs clients, vos cibles sont plutôt masculines, vous vous dites : organisons un après-midi karting pour qu’ils puissent mieux se connaître à travers une expérience pratiquée et vécue en commun. Pourquoi pas? 

Sauf que votre concurrent peut faire exactement la même chose, que le comité d’entreprise chez vos clients a peut être déjà organisé ce type de réjouissance et que le client en personne a certainement emmené son fils à pratiquer la discipline. Convenez qu’en matière d’attractivité et donc de rareté de l’événement on peut faire mieux !

2. L’événement client qui serait plus attractif à partir de la même idée :

Conservons votre idée initiale, rajoutons les ingrédients nécessaires à l’idée de base pour débanaliser votre projet. Offrez la possibilité aux participants avant la séance de karting proprement dite une rencontre avec un ancien pilote connu de rallye ou de F1. Ce dernier pourra  coacher vos clients, leur donner des conseils de conduite et au passage leur raconter quelques anecdotes de sa vie sportive. Soyez certains qu’après une expérience comme celle-ci lorsque vos commerciaux appelleront vos clients, ils auront des souvenirs à évoquer et le contexte relationnel sera beaucoup plus favorable pour votre business.

3. Allons plus loin, votre événement client s’est débanalisé, rendons le incontournable.

En conservant le dispositif ci-dessus, vous invitez en tant que partenaire de votre événement  la société qui fait de la recherche sur les nouvelles énergie et notamment en l’adaptant au kart électrique. Une nouvelle attraction qui va muscler le contenu de votre invitation et renforcer le vécu novateur de l’événement.

Bref, d’un événement banal, vous êtes passé à un événement unique, avec une vraie valeur ajoutée et une originalité attachée à votre marque. Vos commerciaux pourront exploiter ce vécu émotionnel avec vos clients pour le transformer en un contrat gagnant après l’événement.

Événement client 2

1. L’événement client que vous souhaitez organiser

Vous êtes responsable commercial dans une société créant et distribuant des produits de parements décoratifs à destination du marché de second oeuvre du bâtiment.Vous souhaitez créer un événement pour faire découvrir un nouvelle gamme auprès d’un réseau de distributeurs. Bien entendu, vous pouvez réaliser une très belle présentation en faisant découvrir la nouvelle gamme et ses produits présentés verticalement sur des panneaux informatifs comme vous le feriez sur un salon.

Pourquoi pas?

2. L’événement client amélioré :

Mais vous pouvez aller plus loin en suscitant la curiosité dès l’étape de l’invitation en proposant à vos interlocuteurs de vivre au cours de l’événement une véritable expérience de découverte des produits. 

Comment ? 

En lançant le premier “Parcours des sens des parements décoratifs” sur votre marché.Il s’agit pour tous vos invités de vivre au cours de votre événement une expérience immersive.Elle va consister à déambuler dans une sorte de tunnel où seront présentés le long de l’avancée de ce tunnel vos produits mis en valeur par une lumière adaptée sur une musique en accord avec la thématique du produit. L’ensemble de cette mini balade se déroule dans une ambiance olfactive toujours en accord avec la nouvelle gamme.

Au cours de ce parcours des sens, vous pourrez vous appuyer sur la présence de l’équipe marketing pour expliquer la créativité qui sous tend votre nouvelle gamme, faire venir le concepteur du parcours pour renforcer l’image créative. Enfin, l’équipe des commerciaux pourra se servir de cette scénographie pour non seulement présenter les nouveaux produits mais aussi démontrer l’originalité et la créativité de votre marque en adéquation avec la demande du secteur.

3. Les derniers conseils pour doper votre événement client :

Remarque: vous vous dites , c’est bien beau ce dispositif mais c’est beaucoup plus cher qu’un événement sans fioriture. Vous avez raison mais attention à l’événement réalisé budgétairement au plus court. Pas sûr que la phase du “faire venir” sensé optimiser le potentiel de votre base de données soit un succès et que le vécu par rapport au produit engendre les commandes espérées.

Combien avons nous pu observer d’événements organisés au plus juste où les organisateurs espéraient avoir 100 clients présents et ont fini avec 35 personnes ou moins. Le budget calculé au plus court apparaît alors dans ces circonstances comme un investissement  très cher sans compter l’impact négatif en interne et les effets pervers sur l’image de marque auprès des clients s’étant déplacés. Sachez aussi qu’un investissement comme celui-ci décrit plus haut peut se réutiliser au cours d’un roadshow ou encore sur un salon et créer un véritable bouche à oreille positif.
Enfin en étant créatif vous pouvez encore rajouter un ingrédient qui va renforcer l’attractivité de votre organisation en choisissant un lieu événementiel de qualité. En parcourant les conseils “Comment choisir un lieu événementiel “ vous pourrez dénicher le lieu rare et unique tel que par exemple un musée, une galerie d’art ou un lieu à l’architecture décalée en lien et en renforcement d’image de vos nouveaux produits caractérisés par leur innovation et leur créativité.

2ème clef : soyez explicite et très clair concernant l’événement client que vous souhaitez organiser.

En effet, pour attirer les bons contacts à participer à votre événement , il faut être très explicite sur les avantages et l’intérêts à venir à assister à l’événement en question. Rien de pire que de  faire déplacer un client qui ne se sentirait pas concerné par la thématique de l’événement auquel vous l’avez convié. Perte de temps et mauvaise considération pourraient en découler. En somme, votre communication doit être efficace avant, pendant et après votre organisation.

Avant l’événement client

Vos clients veulent bien se déplacer sur leur temps de travail mais à condition que cela leur profite.Donc donnez leur information aussi précise que possible sur le pourquoi.Communiquez en terme de bénéfices : quels avantages en tirera t-il après l’événement, quelles informations pourra t-il découvrir à l’issu de tel petit déjeuner ou atelier thématique et à qui s’adresse l’événement en question.

Utilisez votre site avec une page dédiée, les réseaux sociaux éventuellement, un email, un appel téléphonique etc…..

Vous voulez rendre rare l’événement : limitez les places ou demander une pré-inscription. Vous pouvez pour le faire soit gérer vous -même ou vous appuyez sur des outils ad hoc : outils en ligne comme Eventbrite, un plug in sur votre site tel que Event Expresso ou encore un formulaire sur votre site.

Pendant l’événement client

L’événement est un bon médium pour un tweet en live et une communication en direct relayée par vos invités. Il vous suffit de créer un hashtag dédié à la soirée indiqué sur votre invitation et sur des supports tel que affiches, cartons sur tables pour qu’il soit repris sur Instagram ou Twitter en temps réel.

Vous pouvez aussi saisir la température ou analyser l’impact de vos offres en faisant remplir un questionnaire à vos invités.

Après l’événement client

C’est le temps pour partager compte rendus, présentations, photos, vidéos etc…Il vous est possible aussi de recueillir témoignages, avis, à travers questionnaires, sondages etc…permettant d’analyser le retour de votre événement. Possibilité de diffuser ces informations sur le réseau social qui vous semble adapté. Vidéos, photos, enregistrements audio permettent démultiplier l’impact de votre organisation.

3ème clef : impliquez, valorisez vos clients et personnalisez votre communication avec eux, encore et encore !

A l’heure où l’on peut acheter une voiture avec un niveau de personnalisation poussée à l’extrême ( combinaison de couleurs, finitions d’accessoires ou encore un nombre croissant de produits où le client en B To B ou B To C devient son propre designer), il est très utile d’appliquer cette ultra personnalisation à l’organisation de votre prochain événement.La démarche a plusieurs buts avoués : que le client se sente considéré, qu’il puisse vivre une expérience unique et que toutes ses sensations aboutissent à un renforcement de l’attachement à votre marque, son univers et les valeurs qu’elle véhicule.

Votre client est unique disiez-vous ? Prouvez-le lui !

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